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Comment je gère la numérotation et les documents comptables

Comment je gère la numérotation ?

Dans mon rôle d'assistant du dirigeant, je gère totalement la numérotation et la chronologie des documents comptables. Ce parti-pris vous permet de respecter tous les pré-requis légaux

à savoir :

  • continuité dans le cycle de numérotation,
  • cohérence entre la date et les numéros de facture.

Je gère la numérotation des documents, mais je vous permets de choisir la date de votre document :

  • à la condition qu'elle ne soit pas antérieure à la dernière facture finalisée
  • je numérote la facture en fonction du mois en cours et du dernier numéro de facture  atteint.

Ce système permet ainsi de mieux gérer le retard de facturation, les facturations d'abonnements, et la gestion des fins d'exercices et fins de mois.

Exemple :

Nous sommes le 1er Octobre, votre dernière facture finalisée date du 27 Septembre.

Lors de la finalisation du prochain document comptable (facture, avoir, avancement), vous pourrez choisir une date allant du 27/09 à aujourd'hui.

Une fois la première facture datée d'octobre est finalisée, vous ne pourrez plus finaliser une facture datée sur Septembre.

 

1. Vous finalisez votre facture

2. Vous modifiez la date avec le bouton Modifier

3. Je vous propose les dates disponibles (entre la date de la dernière facture et aujourd'hui)

4. Je numérote la facture en prenant le numéro de la dernière facture  +1

 

Comment je gère les documents comptables ?

Un document comptable non finalisé peut être modifié ou supprimé. Par contre, une fois le document comptable finalisé, je ne peux le supprimer. La loi l'interdit.

Modifier un document comptable est impossible pour des raisons légales.

Si un élément de votre facture doit être modifié il vous faudra générer un avoir afin d'annuler la facture. Ensuite vous pourrez dupliquer la facture en la corrigeant avant de la finaliser.

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3 Commentaires

  • 0
    Avatar
    BRUNET PASCAL

    Bonjour,
    Je n'ai pas le bouton Modifier pour changer la date. Il y a eu une mise à jour restrictive ?
    Regrettable quand on prépare une facture quelques jours avant la date d'émission...

  • 0
    Avatar
    GONANO Michaël

    Bonjour,

    Le bouton Modifier n'apparait que lors de la 1ère finalisation du document comptable.

    En fonction de la date est généré un numéro. On ne doit pas pouvoir changer par la suite de numéro. C'est pourquoi il n'est pas possible de changer la date après finalisation.

    Vous pouvez laisser la facture en provisoire et la finaliser le jour J. Cela vous permet de saisir à l'avance les factures

  • 0
    Avatar
    Claire

    Bonjour,

    Mon système actuel est le suivant :

    AAAAMMJJ-###

    J'en suis à "20181011-209"

    Si je passe sur Henrri, je vais passer à "I-18-10-17"

    Cela ne vas t'il pas poser problème ?

    Merci.

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