Comment importer des articles version gratuite
Vous disposez d’une liste d’articles dans un format excel ou csv ? Sachez qu’il est possible de les importer dans votre compte Henrri.
Avant de vous lancer dans un import d’articles, voici nos recommandations pour un bon import.
Pour vous faciliter le travail, Henrri vous fournit un fichier excel modèle. Ce fichier reprend les colonnes utiles lors de votre import. Nous vous recommandons de télécharger ce fichier et de le compléter.
Cliquez ici pour télécharger le fichier
1. Le fichier d’import
Il est primordial que votre fichier soit vérifié, en effet certaines données sont obligatoires, et il ne doit pas contenir de doublon (articles identiques).
a. Données obligatoires :
Pour importer un fichier, Henrri doit disposer d’informations spécifiques sur chacun des articles, afin de vous permettre une saisie facile, et des calculs corrects dans vos tableaux de bord.
Quelles données sont obligatoires :
- La colonne désignation :
en effet, il faut dans votre fichier une colonne qui contiendra la désignation de vos articles.
- La colonne type d’articles :
en effet, pour une gestion facile de vos articles Henrri sépare les produits et les services. Votre fichier devra contenir une colonne contenant le type d’articles pour chacun des articles parmi ces deux choix :
- produits (marchandises achetées et revendues avec une marge)
- services (main d’œuvre)
b. Quelles sont les autres données importables ?
Les autres colonnes sont, elles, optionnelles :
- Référence
- Unité
- TVA
- Prix d’achat
- Prix de vente
c. Cas de la TVA :
Si vous ne disposez pas de colonne TVA, Henrri appliquera la TVA par défaut de votre compte (modifiable depuis votre avatar puis paramètres / facturation)
d. Cas des prix d’achats et prix de vente :
Import sans prix de vente :
- Produits :
Henrri importera les articles et recalculera les prix de vente sur la base des prix d’achat.
- Services
Henrri importera les articles avec un prix de vente à 0 Euro.
Import sans prix d’achat :
- Produits :
Henrri importera les articles et appliquera un prix d’achat à 0.
Import sans prix d’achat ni prix de vente :
Henrri importera les articles avec ces données à 0 Euro.
e. Doublon d’article :
Le fichier à importer ne doit pas contenir de doublon. Henrri considère en doublon, les articles qui ont à la fois :
La même référence
La même désignation
Le même type d’article
2. Import de vos articles
Votre fichier est prêt ? Si vous avez un doute, Henrri vous guidera.
Pour accéder à l’import d’articles cliquez sur votre avatar puis import.
Sélectionnez ensuite, "Importer des articles "
a. Choix du fichier à importer
Le fichier doit avoir un format de type excel (xls, xlsx) ou csv, cliquez sur sélectionner un fichier ou faites glisser le fichier dans la zone de téléchargement.
b. Concordance des colonnes
Henrri va détecter les colonnes présentes dans votre fichier (à gauche), et vous afficher les colonnes disponibles dans Henrri (à droite).
Faites glisser les colonnes de la partie gauche vers son champ correspondant dans la partie droite.
c. Analyse du fichier
Henrri analyse une première fois votre fichier pour vous signaler si des données sont erronées (textes dans prix, désignation, ou type d’article vide). Suivez le guide.
Si Henrri constate un doublon dans votre fichier, il vous faudra revoir votre fichier d’import.
Suite à cette analyse, Henrri établira un rapport et vous proposera des choix d’import si nécessaire.
d. Gestion des doublons
Henrri vérifie ensuite si des articles présents dans votre fichier sont également présent dans la liste de vos articles.
Si un tel article est detecté, Henrri vous proposera de :
- Conserver l’article de votre liste d’article
- D’écraser les données de votre article par celles de votre fichier
Une fois ces choix définis vous pourrez importer vos articles
Vous retrouverez les articles dans la liste des articles, vous pourrez ensuite les modifier si nécessaire.
Comment importer des articles version pilotage
Vous disposez d’une liste d’articles dans un format excel ou csv ? Sachez qu’il est possible de les importer dans votre compte Henrri.
Avant de vous lancer dans un import d’articles, voici nos recommandations pour un bon import.
Pour vous faciliter le travail, Henrri vous fournit un fichier excel modèle. Ce fichier reprend les colonnes utiles lors de votre import. Nous vous recommandons de télécharger ce fichier et de le compléter.
Cliquez ici pour télécharger le fichier
1. Le fichier d’import.
Il est primordial que votre fichier soit vérifié, en effet certaines données sont obligatoires, et il ne doit pas contenir de doublon (articles identiques).
a. Données obligatoires :
Pour importer un fichier, Henrri doit disposer d’informations spécifiques sur chacun des articles, afin de vous permettre une saisie facile, et des calculs corrects dans vos tableaux de bord.
Quelles données sont obligatoires :
- La colonne désignation :
en effet, il faut dans votre fichier une colonne qui contiendra la désignation de vos articles.
- La colonne famille :
en effet, pour une gestion facile de vos articles Henrri sépare les produits et les services. Votre fichier devra contenir une colonne contenant le type d’articles pour chacun des articles parmi ces deux choix :
- produits (marchandises achetées et revendues avec une marge)
- services (main d’œuvre)
Si vous avez créé des familles dans votre Henrri, vous pourrez importer des articles directement avec ces familles il vous suffit de compléter la colonne famille avec le nom de la famille en question (attention la famille doit bien avoir été créée au préalable dans Henrri).
b. Quelles sont les autres données importables ?
Les autres colonnes sont, elles, optionnelles :
- Référence
- Unité
- TVA
- Prix d’achat
- Prix de vente
c. Cas de la TVA :
Si vous ne disposez pas de colonne TVA, henrri appliquera la TVA par défaut de votre compte
(modifiable depuis votre avatar puis paramètres / facturation)
d. Cas des prix d’achats et prix de vente :
Nous vous recommandons dans votre fichier de disposer d’une colonne prix de vente et d’une colonne prix d’achat (pour vos produits), s’il vous manque un de ces éléments Henrri vous aidera
Import sans prix de vente
- Produits :
Henrri importera les articles et recalculera les prix de vente sur la base des prix d’achat et du taux de marge de la famille.
- Services
Henrri importera les articles avec un prix de vente à 0 Euro.
Import sans prix d’achat :
- Produits :
Henrri importera les articles et appliquera un prix d’achat à partir du prix de vente et du taux de marge.
Import sans prix d’achat ni prix de vente
Henrri importera les articles avec ces données à 0 Euro.
e. Doublon d’article :
Le fichier à importer ne doit pas contenir de doublon. Henrri considère en doublon, les articles qui ont à la fois :
- La même référence
- La même désignation
- Le même type d’article
2. Import de vos articles
Votre fichier est prêt ? Si vous avez un doute, Henrri vous guidera
Pour accéder à l’import d’articles cliquez sur votre avatar puis import.
Sélectionnez ensuite, articles
f. Choix du fichier à importer
Le fichier doit avoir un format de type excel (xls, xlsx) ou csv, cliquez sur sélectionner un fichier ou faites glisser le fichier dans la zone de téléchargement.
g. Concordance des colonnes
Henrri va détecter les colonnes présentes dans votre fichier (à gauche), et vous afficher les colonnes disponibles dans Henrri (à droite).
Faites glisser les colonnes de la partie gauche vers son champ correspondant dans la partie droite.
h. Analyse du fichier
Henrri analyse une première fois votre fichier pour vous signaler si des données sont erronées (textes dans prix, désignation, ou type d’article vide). Suivez le guide.
Si Henrri constate un doublon dans votre fichier, il vous faudra revoir votre fichier d’import.
Suite à cette analyse, Henrri établira un rapport et vous proposera des choix d’import si nécessaire.
i. Gestion des doublons
Henrri vérifie ensuite si des articles présents dans votre fichier sont également présent dans la liste de vos articles.
Si un tel article est detecté, Henrri vous proposera de :
- Conserver l’article de votre liste d’article
- D’écraser les données de votre article par celles de votre fichier
Une fois ces choix définis vous pourrez importer vos articles.
Vous retrouverez les articles dans la liste des articles, vous pourrez ensuite les modifier si nécessaire.
j. Modifier une donnée par un import
Vous disposez déjà d’une liste d’articles, vous souhaitez la mettre à jour par un import.
Sachez que vous pouvez exporter cette liste en excel pour la retravailler, il vous suffit de cocher la cellule en haut de la liste articles puis de cliquer sur export excel.
Ensuite dans Excel, procédez aux modifications nécessaires.
Lors du réimport, Henrri vous proposera d’écraser les données existantes, valider "par version du fichier".
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