L'option gestion avancée des acomptes

L'option gestion avancée des acomptes vous permet de suivre au mieux, vos acomptes, et leur intégration dans vos facturation.

 

En activant cette option à partir d'un devis vous pourrez : 

- générer une demande de règlement d'acompte à votre client

- générer un justificatif de règlement d'acompte à votre client

- enfin ces versements seront déduits de la facture finale

 

 

• ACTIVATION DE L'OPTION

Pour activer l'option rendez vous dans "gérer mes options"

 

cliquez ensuite dans "gestion avancée des acomptes"

 

Cliquez enfin dans "activer"

 

L'option est alors activée. Vous aurez la possibilité de générer : 

- les demandes

- et les justificatifs de règlement d'acompte.

 

• DEMANDER UN ACOMPTE A UN CLIENT

Votre client a signé le devis ou va le signer, envoyer lui une demande d'acompte.

 

Depuis votre devis finalisé, cliquez dans actions avancées puis règlement : 

• • définissez le montant de l'acompte

Vous accéderez aux conditions de paiement de votre devis.

Saisissez le montant TTC de l'acompte ou le % du devis qu'il doit représenter

 

• • générez la demande

cliquez que le bouton acompte et choisissez "Générer une demande d'acompte à votre client"

 

Je vous préparerai un document "demande de règlement d'acompte".

Il ne vous restera plus qu'à le finaliser et à l'envoyer à votre client.

 

• • Propriétés de la demande de règlement d'acompte

Ce document n'est qu'une demande, il ne figurera pas dans votre journal des ventes, et sera supprimable.

Il n'est pas modifiable, si vous souhaitez apporter une modification, supprimez le document depuis la liste des documents puis repartez à l'étape "définition de l'acompte".

Ce document étant une demande de paiement, il figurera dans le menu "Enregistrer un paiement", mais ne comptera pas en tant qu'impayés si le client tarde à vous régler.

 

• ENCAISSER L'ACOMPTE D'UN CLIENT
  • vous avez au préalable fait une "demande de règlement d'acompte"

Plusieurs solutions s'offre à vous :

 

• • • depuis le menu enregistrer un paiement

cochez la ligne correspondant à la demande d'acompte puis validez le paiement. Je générerai automatiquement un nouveau document : "Justificatif de règlement d'acompte"

Il ne vous restera qu'à le finaliser et l'envoyer à votre client.

Ce paiement figurera dans votre journal des ventes,

- dans la liste des paiements

- et dans la liste des factures d'acompte

 

• • • depuis le devis

accédez au menu "règlement", depuis actions avancées.

Cliquez dans le bouton acompte, je vous proposerai d'enregistrer le paiement

 

cliquez dans encaissez pour valider le paiement, et générer le justificatif.

Attention : 

Comme la loi l'impose, l'encaissement d'un acompte n'est ni modifiable ni supprimable. Veillez donc bien à saisir les bons montants, date et mode de paiement avant de valider.

De plus un justificatif d'acompte n'est pas une facture à proprement parler, mais une facture d'acompte, c'est pourquoi elle ne rentre pas dans le calcul du chiffre d'affaires.

 

• • • depuis le document "demande de règlement"

Depuis le document demande de règlement, accédez au menu "règlement", depuis actions avancées. Je vous proposerai d'enregistrer le paiement.

 

Une fois validé, je générerai le document "Justificatif de règlement d'acompte"

 

• • vous n'avez pas fait de "demande de règlement d'acompte"

Il n'est pas obligatoire de passer par l'étape demande de règlement pour encaisser l'acompte.

Pour encaisser directement l'acompte, rendez vous sur le devis en question.

 

Puis depuis actions avancées ouvrez le menu règlement.

Saisissez le montant TTC de l'acompte ou le % du devis qu'il représente

puis cliquez dans acompte, sélectionnez alors " encaisser un acompte"

Je générerai automatiquement un nouveau document : "Justificatif de règlement d'acompte"

Il ne vous restera qu'à le finaliser et l'envoyer à votre client.

 

 

 

• ANNULER OU MODIFIER L'ACOMPTE D'UN CLIENT

Comme la loi l'impose, un justificatif de règlement d'acompte n'est ni modifiable ni supprimable. Veillez donc bien à saisir les bons montants, date et mode de paiement avant de valider.

 

Si toutefois vous avez fait une erreur, ou le client demande une modification, il faudra annuler le justificatif d'acompte.

Pour cela : 

rendez vous sur le justificatif d'acompte, puis depuis actions avancées, choisissez passer le document en avoir.

Je générerai automatiquement un avoir d'acompte.

Vous aurez la possibilité de regénérer un justificatif sur ce devis.

 

• FACTURE DE SOLDE

la facture de solde est la facture faite à partir du devis qui a reçu un acompte.

Pour la générer, comme d'habitude depuis le devis, rendez vous dans actions avancées puis choisissez passer le document en facture ou en avancement (selon le cas).

 

Cette facture aura par défaut le montant du devis et dans son tableau des totaux figurera l'acompte versé et le reste à payer : 

 

ATTENTION : 

lors du passage en facture, celle ci est modifiable et vous pourrez donc modifier les montants de votre facture. Du fait de l'acompte percu, les modifications ne seront possibles que dans la limite du montant de l'acompte.

Concrètement, 

- vous faites un devis de 1000€ TTC

- vous encaissez un acompte de 300 € TTC

- vous générez la facture :

celle-ci ne pourra pas avoir un autre taux de TVA que celui de l'acompte

et son montant ne pourra pas être inférieur à 300€ TTC

 

Si toutefois vous vous trouviez dans ce cas, je vous invite à annuler le justificatif d'acompte.

 

 

 

• LE 1ER AVANCEMENT

Le 1er avancement se verra attribué l'acompte percu sur le devis. Le montant de l'acompte sera déduit dans le tableau des totaux de l'avancement. 

Attention : du fait de l'acompte percu, l'avancement devra avoir un montant supérieur à celui de l'acompte sous peine de ne pas être finalisable.

 

• TRUCS ET ASTUCES
  • numérotation des documents
    • demande de règlement d'acompte

Il s'agit de document informatif et non comptable la numérotation sera celle des documents de type "devis". 

La date du document sera toujours la date à laquelle vous le générez.

 

• • • Justificatif de règlement d'acompte

Il s'agit de document officiels qui attestent de la reception d'un paiement. Ces factures d'acompte ont leur propre numérotation dotée d'un préfixe en "AC" et d'un numéro propre au Justificatifs de règlement d'acompte.

La date du document sera toujours la date à laquelle vous le générez.

 

 

• • Navigation

pour Naviguer du devis aux documents relatifs aux acomptes, utilisez le menu de naviguation accessible dans tous les documents ayant subit un acompte

 

• • Liste des documents

 

depuis les filtres de la liste des documents retrouvez rapidement les demandes et justificatifs par les filtres disponibles

 

• • Retrouver les demandes non payés

pour retrouver toutes vos demandes d'acomptes en attente de paiement rendez vous dans le menu "enregistrer un paiement".

 

 

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