Créer, trouver, modifier un client dans un document

Lors de la rédaction de vos documents, il vous est possible de

- Créer,

- trouver ou

- modifier un client

 

Les types de clients

Pour plus d'efficacité et de confort, il existe deux types de clients : 

• • Les clients particuliers
  • Les clients professionnels

Il vous faudra choisir entre les 2 types à chaque création ou recherche de client.

 

 

LES CLIENTS PARTICULIERS

consultez cette vidéo pour tout savoir la gestion des clients particuliers

 

 

 

1-Création d'un client Particulier

• Sur un nouveau document, il vous suffit de cliquer sur l'encart client : 

• Positionnez l'interrupteur sur "Client Particulier" : 

• Saisissez ensuite les coordonnées de votre client

Remarques :

• • pour pouvoir être enregistré seul le NOM est obligatoire
  • nous vous recommandons de compléter tous les champs afin de faciliter le suivi de vos clients
  • vous pourrez via le module personnalisation choisir les données qui apparaissent sur vos documents 

 

• Cliquez sur "Appliquer au document", pour valider votre saisie et créé le client

 

2-Ajouter un client particulier existant sur un document

Henrri enregistre automatiquement tous vos clients. Pour insérer un client existant sur un document : 

• Ouvrez l'encart client de votre document

• Positionnez l'interrupteur sur "Client Particulier" : 

• cliquez dans la cellule nom : la liste de vos clients apparait

 

• • affinez votre recherche en saisissant les premiers caractères du nom de votre client, Henrri affichera les client correspondant à votre saisie

• sélectionnez le client souhaité en cliquant dessus, ou en navigant avec les flèches de votre clavier, puis entrée

Une fois le client sélectionné, les champs seront complétés avec les données du client.

 

 

LES CLIENTS PROFESSIONNELS

 

Lorsque vous adressez un document à un professionnel ou public, son identité doit etre clairement établie en précisant : 

- la raison sociale

- l'adresse complète

- le numéro de TVA intracommunautaire

Si une donnée est manquante, votre client peut vous demander de refaire le document, ce qui n'est jamais agréable.

Afin de vous assister dans la création de vos documents, Henrri vous propose de rechercher vos clients professionnels dans la base INSEE des entreprises et ainsi garantir l'exactitude et l'intégralité des données.

 

1-Ajout d'un client professionnel

• Sur un nouveau document, il vous suffit de cliquer sur l'encart client : 

• Positionnez l'interrupteur sur "Client Professionnel" : 

 

• Saisissez ensuite la raison sociale de votre client, Henrri recherchera parmi vos clients existants et dans une base nationale répertoriant toutes les entreprises

Par exemple, dans la Raison sociale je saisis H2R : 

Henrri me propose les raisons sociales correspondantes : 

- parmi mes clients si je l'ai déjà crée

- parmi les entreprises répertoriées dans la base INSEE

Si l'entreprise recherchée apparait, cliquez dessus, et toutes les données obligatoires s'apposeront sur le document.

 

• Recherche avancée d'un client professionnel

Dans les propositions qui apparaissent suite à la recherche, cliquez sur recherche avancée 

Dans la fenêtre de recherche avancée

• • vérifiez la raison sociale et modifiez la si nécessaire, 
  • ajoutez un code postal complet ou partiel
  • lancez la recherche

Sélectionnez ensuite le client souhaité. Toutes les données de l'entreprise seront ensuite apposée sur le document. 

 

Si vous ne trouvez la raison sociale dans la Base INSEE, vous pouvez créer le client manuellement en cliquant sur revenir sur la fiche client, puis en saisissant les données manuellement.

 

• rechercher les données d'un client existant

Si vous avez créé un client professionnel manuellement, vous pouvez à tout moment le rechercher : 

• • sélectionnez le client existant
  • puis cliquez dans trouver le siret
  • sélectionnez le client correspondant à votre recherche
  • cliquez sur suivant
  • choisissez ensuite mettre à jour la fiche client
  • et cochez les données de la base INSEE que vous souhaitez ajouter aux vôtres
  • valider par mettre à jour la fiche de votre client

 

2-Les contacts

A chaque client professionnel il vous est possible d'ajouter les coordonnées d'un ou plusieurs contacts

Pour cela dans la colonne de droite de la fenêtre client complétez les données du contact

Le premier contact d'un client professionnel sera par défaut présent sur le document.

Si vous souhaitez faire apparaitre également ses : 

- numero de téléphone

- email

il faudra activer les champs via l'option personnalisation

 

 

 

Multicontacts : 

Si vous créez d'autres contacts pour un même client professionnel, il vous sera possible : 

- de choisir le contact présent sur le document, en cochant "présent dans le document" au niveau du contact

- de faire passer un contact secondaire en contact principal en cochant "contact principal" au niveau du contact

 

 

LA MODIFICATION DES CLIENTS DANS UN DOCUMENT

 

 

• Modifier les coordonnées du client sur un document
  • Cliquez sur l'encart client du document

• • les données du client s'affichent

Modifiez alors les données à corriger, puis validez par

Les données modifiées seront appliquées à tous les prochaines utilisation de ce client.

• Modifier le nom ou le prénom d'un client
  • Cliquez sur l'encart client du document
  • Modifiez ensuite le nom ou le prénom du client
  • puis validez par

La fenêtre suivante apparaîtra : 

 

 

 En sélectionnant je souhaite modifier ce client : les données du client sélectionnés seront modifiées

 En sélectionnant je souhaite créer un nouveau client :

• • • les données du client sélectionnés ne seront pas modifiées
    • un nouveau client sera créé avec les données saisies

• Affecter le document à un autre client

Pour un document, vous avez sélectionné le client 1, or vous souhaitez dorénavant appliquer le client 2.

• • Cliquez dans l'encart client
  • Cliquez sur vider les champs
  • Recherchez le client à appliquer ou créez-le